Communiceren kun je leren! Hoe?
We communiceren allemaal de hele dag door. Thuis, onderweg op de trein of in de auto en natuurlijk op het werk. In levenden lijve, telefonisch, per mail en steeds vaker ook via videocalls. Fluitje van een cent: je zegt of schrijft iets, en de ander begrijpt het. Niet? Soms komt er een stevige kink in de kabel, en blijkt dat de boodschap, waarvan jij zeker wist dat je die duidelijk had verwoord, niet begrepen is.
Van zender naar ontvanger... en terug!
Even naar de theorie. In het klassieke communicatieschema heb je een zender, die een boodschap uitzendt naar een ontvanger. Die ontvanger geeft dan weer feedback aan de zender. En de cirkel is rond.
Laten we ons nu even de vraag stellen wie ervoor verantwoordelijk is dat de boodschap goed aankomt. Héél veel mensen denken dat die verantwoordelijkheid helemaal bij de zender ligt. Dat klopt natuurlijk deels: een boodschap moet helder gestructureerd, vriendelijk en binnen de juiste context gebracht worden.
Maar de ontvanger is minstens even belangrijk! Soms gaat het zo:
Een medewerker knikt als je vraagt of alles duidelijk is, maar schuifelt wat ongemakkelijk heen en weer of kijkt haastig de andere kant op. Bij jou zouden allerlei alarmbellen moeten afgaan.
Bewust omgaan met feedback
Wat je te doen staat, is: dubbelchecken! Het is namelijk bijzonder moeilijk om toe te geven dat niet alles je helemaal duidelijk is. Maar als je ziet aan de houding van je collega dat er nog onduidelijkheden zijn, dan kun je je vraag anders stellen.
In plaats van ‘Heb je het begrepen?’ kun je dan eenvoudig vragen: ‘Wat heb je precies begrepen?’. Een hoop misverstanden kun je zo de wereld uit helpen!
En ook jijzelf kunt werken aan de manier waarop je een boodschap van een collega of leidinggevende ontvangt. Maak er een gewoonte van om sowieso even samen te vatten wat je gehoord hebt.
‘Heb ik het goed begrepen dat je van me verwacht dat ik x of y…’ of ‘Dus, ik bezorg je zoals afgesproken overmorgen x of y…’.
Door als ontvanger bewust in te zetten op de feedback die je teruggeeft aan de zender van de boodschap, kun je de communicatie tussen jullie beiden veel sterker en efficiënter maken.
Zoek je nog meer concrete tips? In het boek ‘Communiceren – Contact maken, houden en verdiepen’ geeft Frank Oomkes je zinvolle tips om bijvoorbeeld kritiek te geven en te ontvangen.
